خرید اینترنتی فایل تحقیق : مزایای استفاده از سیستم مکانیزه
مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیارمفیدی ایجاد نمود.

به کارگیری چنین سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً ذکر شده است:

صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخ ها و ارجاعات.
دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحتر به اطلاعات موردنظر.

تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحتر نظارت وسیاست های سازمان.
افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.
۹-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.

۱۰-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.

۱۱-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.

۱۲-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.

۱۳-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.

۱۴-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.

۱۵-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.

۱۶-  به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص۸).

۱۰-۱-۲ مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :

۱-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.

۲-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.

۳-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.

۴-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.

۵-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.

۶-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)

۷-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص۹).

۱۱-۱-۲قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری

امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.