معذلک باید توجه داشت که اهمیت و تأثیر امضاء در اعتبار اسناد از هنگامی در ایران رسمیت یافت که مقننین ما، در قوانین و مقررات مختلف مانند قانون مدنی (در مواد ۱۳۰۱ و ۱۳۰۲ و ۱۳۰۳ و ۱۳۰۴ و ۱۲۹۱ و ۱۳۲۹۳ و غیر آن) و قانون آئین دادرسی مدنی (در مواردی مانند ۳۷۶ و ۳۹۳ و ۳۹۵ و ۳۹۶ و ۳۹۸ و ۴۰۱) و قانون تجارت (در مواد ۲۲۳ و ۲۳۹ و ۲۴۶و۲۴۹ و ۳۰۸ و ۳۱۱ و ۳۱۲ و غیره) و قانون و مقررات ثبت اسناد واملاک در موارد مختلف تبصریح یا تلویح، امضاء را بعنوان وسیله تصدیق اسناد شناساند و موقع و ارزش آنرا در سندها اعلام داشت.

بر طبق قوانین و مقررات فوق، یک نوشته اعم از عادی یا رسمی، منتسب به یک شخص، جز در موارد استثنائی، تنها وقتی علیه آن شخص حجیت می تواند داشت که توسط مشار الیه یا نماینده قانونی او امضاء شده باشد، زیرا معنی و مفهوم وجود امضاءدر یک سند ای است که امضاء کننده، صحت مندرجات سند را قبول دارد و در قبال آثار حقوقی و قانونی آن سند تسلیم است.

به همین جهت برای یک شخص در قبال نوشته عادی فاقد امضاء و منتسب به او (در صورتی که سند بوسائل دیگری تصدیق نشده باشد) ولو عمل نوشتن توسط منتسب الیه صورت گرفته باشد، راه دفاع باز است. چه او حق دارد بگوید که من اول می پنداشتم که از ناحیه طرف حقی برذمه خود دارم، از این رو به نوشتن ان اقدام کردم، اما بلافاصله متوجه شدم که اشتباه نموده ام و به او مدیون نیستم، لذااز امضاء و تصدیق سند خودداری کردم. یا آنکه بگوید اصولا من از نوشتن این نوشته قصد مزاح داشتم به همین جهت هم آنرا امضاء وتصدیق نکردم. یا آنکه بگوید من اساساً دینی بطرف ندارم، منظورم از تنظیم این نوشته این بود که در خط و انشاء پیشرفت کنم.

بدیهی است در صورتیکه نوشته مورد انتساب، بخط منتسب الیه نیز نباشد اصولا بین مشار الیه و نوشته مزبور رابطه ای وجود ندارد تا شخص منتسب الیه نیازمند به دفاع باشد.

و حال آنکه وقتی نوشته ای ولو به خط غیر یا بصورت ماشین شده یا فتوکپی یا چاپ و نظائر آنها توسط شخص امضاء شد، مندرجات آن سند تا اثبات بطلان، علیه منتسب الیه حجت خواهد بود.

مطلبی که در این مقام در خور ذکر است این است که قوانین و مقررات ما، با وجود کمال اهمیتی که برای امضاء در اسناد قائل شده است، درباره شکل و فرم امضائات ساکت است.

یعنی معلوم نیست برای آنکه قانوناًعنوان امضاء بر نوشته یا علامت ترسیم شده ای مصداق یابد، آن نوشته با علامت باید چه خصوصیاتی را واجد باشد.

در پاسخ به مسئله بالا باید گفت که برای امضاء عرفاً نیز شکل و فرم خاص و معینی پیش بینی نشده است.

بعضی افراد در وقت امضاءنام و نام فامیل خود را بطور ساده و معمولی می نویسند و همین نوشته، امضاء آنان را تشکیل می‏دهد. برخی دیگر با جزئی تغییری در شیوه نگارش عین باافزودن پاره ای خطوط زینتی عمل فوق را انجام می دهند. گروهی هم حروف نام خود را چنان تغییر شکل داده با دو اثر و خطوط مختلف توام می سازند که خواندن و تشخیص آنها برای اشخاص غیر آشنا، ناممکن است. بعلاوه امکان دارد که کسی نیز علامت خاصی را که مشمول نام نوشته نباشد، بعنوان امضاء خود، اختیار و استعمال کند. به عبارتی دیگر امضاء عبارت است از نوشتن اسم یا نام خانوادگی یا رسم علامت خاصی که نشانه هویت صاحب علامت است در زیر اوراق و اسناد عادی یا رسمی که متضمن وقوع معامله یا

تعهد یا اقرار یا شهادت یا مانند آنها است.[۲]

بنابراین هر کس می تواند با نوشتن نام خود به شیوه دلخواه یا با ترسیم نقش مشخصی صدور یک سند از ناحیه خود با موافقت خویش با مندرجات سند را تصدیق یا باصطلاح یک سند یا نوشته را امضاء نماید.

حتی این روزها مخصوصاً در میان افراد شاغل به فعالیت های اقتصادی کسانی را می بینیم که از نظر احتیاط و محافظه کاری امضائات متعددی را برای خود انتخاب کرده اند. و مثلاً در وقت باز کردن حساب جاری نزد فلان بانک، امضاء خود را به شکلی انجام داده اند که با امضاءایشان در نزد بانک دیگر متفاوت و با امضاء روز مره آنان مختلف است و بر عمل ایشان نیز قانوناً ایرادی وارد نیست.

به همین ترتیب هم یک شخص میتواند امضائی را که تا دیروز بعمل می آورد امروز تغییر دهد و فردا هم شکل و علامت جدیدی بعنوان امضاء اختیار نماید.

روی هم رفته باید گفت آنچه در تطبیق عنوان امضاء بر یک نوشته یا علامت مؤثر است، قصد و اراده شخص، در وقت نوشتن نام یا نهادن علامت خاص، روی یک سند یا نوشته به منظور تصدیق مندرجات آن است و طبیعی است که تشخیص نهایی امر نیز جزء اختیارات مراجع قانونی است.

نکته دیگری که ذکر آن در اینجا بی مورد نیست این است که آیا امضاء اسناد، همانطور که در عرف و عمل متداول است، باید در ذیل سند صورت گیرد یا آنکه محل آن مهم نیست و در هر قسمت از سند که باشد معتبر است.

در خصوص مسأله فوق دو نوع استدلال می توان کرد. یکی اینکه با توجه به مدلول ماده ۱۳۰۱ قانون مدنی به این شرح:

«امضائیکه در روی نوشته یا سندی باشد بر ضرر امضاء کننده دلیل است».

و نیز با التفات به ماده ۱۳۰۴ همان قانون بشرح ذیل:

«هرگاه امضاء تعهدی در خود تعهد نامه نشده و در نوشته علیحده شده باشد آن تعهد نامه بر علیه امضاء کننده دلیل است در صورتیکه در نوشته مصرح باشد که به کدام تعهد یا معامله مربوط است»، گفته شود که در اسناد، محل امضاء مهم نیست، آنچه مهم است اینست که نوشته ای واجد امضاء باشد، اعم از آنکه امضاء در ذیل سند صورت گرفته باشد، در بالای سند و یا در طرفین آن.

استدلال مخالف اینست که بگوئیم مقررات و قوانین ثبتی وارد بر قانون مدنی است و چون در مقررات مزبور همه جا از امضاء شدن ذیل سند، صحبت شده است، بنابراین باید امضاء اسناد، در زیرسند صورت گیرد.

بنظر نویسنده طریق رفع اشکال این است که بگوئیم در مورد اسناد تنظیمی در مراجع ثبتی چون مراجع مزبور قانوناً ملکف به رعایت وانجام ترتیبات و تشریفات خاصی هستند، طبعاً امضاء متعاملین و طرفین قراردادها باید در ذیل سند مندرج گردد و تخلف از ترتیب مزبور به اقتضای اهمیتی که قانونگذار برای دستور خویش قائل گردیده، موجب کسر اعتبار سند خواهد شد.

پ: معنی لغوی
واژه «امضاء» مصدر ودر لغت به معنی جاری ساختن و گذرانیدن است[۳].

ت: عناصر امضا
مورد امضا عناصر آن را با توجه به متفاهم عرف از این قرار می‌داند[۴]: ۱- نوشته یا علامت: فرق نوشته با علامت این است که نوشته مرکب از دو یا چند حرف از حروف هجا است ولی علامت چنین نیست. ۲- نوشته یا علامت باید در عادت نویسنده یا ترسیم‌کننده علامت حاکی از هویت او باشد یعنی به او منتسب باشد نه به دیگری ۳- صاحب نوشته یا علامت مذکور باید آن را به قصد حکایت از هویت خود رقم زده باشد. ۴- باید نوشته یا علامت مذکور ذیل سندی درج شده باشد. فرق نمی ‌کند که محتوای سند چه باشد و فرق نمی ‌کند که محتوای سند چه باشد و فرق نمی ‌کند که سند را خود نوشته باشد یا نه. قانونگذار فرق نمی ‌گذارد که محل امضا در ذیل سند باشد یا در هامش آن یا در سند دیگر یا در ظهر سند (مواد ۱۳۰۱ و ۱۳۰۴ قانون مدنی). در مقررات ثبتی هرجا که امضا ذیل سند مورد امر مقنن است تخلف از آن برای سردفتر جنبه انتظامی دارد ولی موجب بی‌اعتباری سند نمی ‌شود و اعتبار سند را کسر نخواهد کرد و مهمتر اینکه امضا ذیل هر نوشته تصدیق تعهداتی است که در سند مذکور درج شده است. با مقدمات فوق به موضوع اصلی برمی ‌گردیم و اینکه آیا سندی با عنوان وکالت در امضاء سند قبلی ماهیتا متفاوت از نوع سند شایع و رایج در دفترخانه‌ها با عنوان فروش می ‌باشد و یا خیر؟ و یا اینکه حداقل به لحاظ مقررات ثبتی هر دو سند پیش‌گفته ماهیتی واحد داشته و از نظر حقوقی تفاوتی بین آنها متصور نیست. مدعای نگارنده آن است که با تحلیل دقیق قضیه معلوم خواهد شد که به‌رغم تفاوت‌های ظاهری و دو عنوان متفاوت هر دو سند ماهیتی واحد داشته و همان‌طور که گفته شد حداقل از لحاظ مقررات ثبتی موجبی برای افتراق و جدایی آنها وجود ندارد.

ث: نقد تعاریف دیگر از امضا
این که گفته می شود امضا عبارت از الحاق یک رسم یا نوشته به نوشته ی دیگر است، این تعریف، شامل سایر رسانه ها نمی شود. آیا امضای یک نرم افزار، ممکن نیست؟ پس این گونه تعریف، جامع نیست و امروزه امضای نرم افزارها و فیلم ها و تصاویر و حتی مدارهای منطقی جزء لا ینفک تحکیم روابط حقوقی مدرن میان اعضای جامعه می باشد.

تعریفی که تلویحاً از امضا در ماده ۱۳۰۱ از قانون مدنی ایران آمده و آن بدین وجه است،[۵] : «امضائی که در روی نوشته یا سندی باشد بر ضرر امضاءکننده دلیل است. »، شامل ایرادات زیر است:

۱- وقتی نوشته ای امضا شود، این نوشته سند است. البته اگر مراد از نوشته، نوشته ای باشد که مدلول قابل استنادی در آن هویدا باشد. مسلم است که اگر درون یک نقشی صرفاً امضایی شده باشد، این نوشته سند نیست. پس قید نوشته یا سند در قانون مدنی نمی بایست در کنار هم ذکر می شد. قانون مدنی می بایست یک تعریف از سند کرده باشد و سپس قید سند را مستقل از نوشته بیاورد.

۲- اصل آن است که قیود متعدد در یک قانون، مفید استقلال ماهوی مدلول هر یک از قیود باشد. بنا بر این قانون مدنی اگر تعریف جامعی از سند کرده باشد، استقلال سند از نوشته، مفید شمول سایر رسانه ها هم می شد. اما چون سند نیز مطلق در نوشته ها است، بنا بر این حکم به افتراق ماهوی نوشته و سند در قانون مدنی موجود نیست و این تعریف که تلویحاً از ماده ی ۱۳۰۱ قانون مدنی مستفاد است، شامل رسانه های دیگر از قبیل پرونده های رایانه ای نمی گردد. البته با توجه به تاریخ تصویب قانون مدنی و فناوری موجود در زمان تصویب، همچنین با توجه به جعل مستقل قانون خاص برای تعریف امضای الکترونیک، می توان اغماض قانون مدنی را نادیده گرفت.

۳- این که دلیلیت امضا منحصر به اخبار به حق علیه امضا کننده باشد، خلاف حجیت امضا است. برای مثال، اگر شخصی اظهارنامه ای دال بر اعلام فسخ معامله ای را امضا کرده باشد، مستقلاً امضای وی حجیت دارد. ممکن است ایراد شود که حجیت امضا در اظهارنامه ای که به نفع امضا کننده است، منوط به تشریفاتی است که منجر به رسمیت و اعتبار آن اظهارنامه می شود. مثلاً بگویند که چون دفتر دادگاه یا دفتر اسناد و املاک، آن را گواهی می کند، لذا گواهی ثالث، باعث حجیت اظهارنامه است. ولی ما این را چنین نقض می کنیم که فرض شود که امضا کننده از درگاه الکترونیک من، مبادرت به تنظیم اظهارنامه ای نماید و آن را به طریق امن، ابلاغ نماید. آیا اگر اصالت امضا ثابت باشد و تاریخ اظهارنامه نیز مصون از اعتراض مانده باشد، می توان از حجیت محتوای آن اظهارنامه که به نفع امضا کننده می باشد، به صرف مدلول ماده ی ۱۳۰۱ قانون مدنی عدول کرد؟ پس امضا آن نیست که منضم به نوشته ای باشد که حاوی اقرار امضا کننده است. هر چند عملاً تنها نیاز به قدرت اثباتی امضا، در جایی قاعدتاً پیش می آید که نزاع در حقی باشد که به ضرر امضا کننده است. وگرنه که هر کس عاقلی از انتفاع خویش با نزاع و انکار، جلوگیری نمی کند.