برنامه‌ریزی منابع انسانی از الزام‌های اولیه و نخستین گام برای تعادل بین هدفها و استراتژی‌های سازمان با استراتژی‌های منابع انسانی است. با مقایسه توام عرضه و تقاضای جاری، متخصصان منابع انسانی می‌توانند شکاف میان افراد سازمان، شایستگی های مورد نیاز، هدف‌های حال و آینده‌شان را تشخیص دهند. این شکاف‌ها راهنمای توسعه و عملکرد واحد منابع انسانی است که همچنین پیشنهادهایی برای تعریف مسئولیت‌های مدیران عملیاتی خواهند داشت.

اما اینکه چگونه برنامه ریزی منابع انسانی می‌تواند مبتنی بر شایستگی‌ها باشد؟

و یا اینکه چه مزایا و چالش‌هایی از رویکرد و برنامه‌ریزی مبتنی بر شایستگی انتظار می‌رود؟

و اینکه چه مدلی می‌تواند راهنمای برنامه‌ریزی مبتنی بر شایستگی باشد؟

پرسش‌هایی است که در این محدوده مطرح می‌شوند. با پاسخ به این پرسشها می‌توان به تلاشهای سنتی را که در برنامه‌ریزی منابع انسانی صورت گرفته است، با توجه به رویکرد جدید شایستگی‌ها، پاسخ داد. انتقال برنامه‌ریزی منابع انسانی به الزامهای مبتنی بر شایستگی یک تغییر (جهش) از پارادایم گذشته در روش تفکر برنامه‌ریزان حوزه منابع انسانی، سازمانها و کارکنانشان است.

تصمیم‌سازان از هنگامی که کنترل منابع انسانی را در دست می‌گیرند بایستی از مزایای برنامه‌ریزی براساس شایستگی‌ها در منابع انسانی اطمینان حاصل کنند؛ البته که همگی می‌دانیم هیچ تغییری بدون هزینه نیست. الزامهای برنامه‌ریزی منابع انسانی مبتنی بر شایستگی‌ها در وهله اول شبیه سازی از هدفها و استراتژیهای کسب و کار است، هر شرکتی با هدفی موجودیت می‌یابد، تا بتواند سود آوری لازم را داشته باشد.

برنامه‌ریزی منابع انسانی نیازمند مشارکت در تصمیم گیری چه به گونه‌ای کمی و چه به شکلی کیفی است که بایستی به گونه‌ای حمایت اجرایی به خود بگیرد، تا دستیابی به هدفهای استراتژیک سازمان را در ارتباط با روش های عملکردی‌اش مشخص کرده، موفقیتهای عملکردی را در پی داشته باشد.

برای حرکت فرایندهای برنامه‌ریزی مبتنی بر شایستگی، برنامه‌ریزان بایستی به استقرار و نگهداری سیستم مدیریت منابع انسانی بپردازند به گونه‌ای که، نگهداری، به روز رسانی و موارد مهم دیگر اطلاعاتی در مورد شایستگی‌های کارکنان را در دست داشته باشند. سیستم اطلاعات، باید به روشنی نشان دهنده تجربه‌های در دسترس سازمان باشد. این امر باید ورای مدلهای کهنه و قدیمی بوده، در واقع مجموعه‌ای از مهارت‌هایی باشدکه بر اساس آن شایستگی‌ها، کارکنان را قادر سازد به نتایج از پیش تعیین شده دست یابند (دوبایس و همکاران، ۲۰۰۴).

۲-۱-۱-۹-کاربرد شایستگی در  انتخاب و استخدام

به کارگیری مدلهای شایستگی، وظیفه مدیران را در انتخاب و جذب کارکنان تسهیل می‌سازد، زیرا این مدلها شایستگی‌هایی را که احراز کننده پست باید دارا باشد، بیان می‌کنند. با بررسی اجمالی ادبیات موجود در این حوزه می‌توان گفت که شایستگی‌ها غالبا پایه و اساس نظامهای انتخاب و ترفیع را به

وجود می‌آورند زیرا به روشنی مشخص می‌کنند که کدام یک از حوزه‌ها: رفتار، دانش، مهارت، نگرش یا انگیزش، باید ارزیابی شوند تا مشخص شود که آیا یک داوطلب برای یک شغل یا سمت واجد شرایط است یا خیر؟ آن دسته از نظام‌های انتخاب کارکنان که بر مبنای شایستگی استقرار نشده‌اند با این خطر روبه رو هستند که اطلاعات موجود در آنها با موفقیت شغلی ارتباط ندارد که این امر می‌تواند تأثیرهای نامطلوبی را از نظر عدم رعایت عدالت و ایجاد چالش برای سازمان در پی داشته باشد. در این سیستم مراحلی ذیل برای اعمال رویکرد شایستگی در مدیریت جذب، پیش‌بینی شده است:

مرحله اول: اجرای یک نظام انتخاب یا اعتباریابی آن از راه تجزیه و تحلیل مشاغل،

مرحله دوم: انتخاب نوع شایستگی‌ها (محوری یا خاص) برای هر یک از مشاغل.

ارزشیابی داوطلبان بر اساس معیارهای محوری باعث می‌شود که داوطلبان با تعداد زیادی از مشاغل مرتبط شوند و این موضوع باعث می‌شود که سازمان انعطاف‌پذیری بیشتری برای جایگزینی افراد در مشاغل خاص داشته باشد. البته هر دو رویکرد (شایستگی‌های خاص یا محوری) محاسن یا معایب خود را دارند بنابراین برای رسیدن به بهترین وضعیت، بهتر است تلفیقی از هر روش به صورت یکپارچه اعمال شود (معاونت منابع انسانی سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، ۱۳۸۴).

۲-۱-۱-۱۰-کاربرد شایستگی در آموزش

به طور کلی در ارتباط با تعیین نیازهای آموزشی مشاغل و کارکنان دو رویکرد عمده را به این شرح می‌توان در نظر گرفت:

الف) رویکرد مبتنی بر تجزیه و تحلیل مشاغل که به طور عمده برای مشاغل غیر مدیریتی مناسب‌تر است.

الف) رویکرد مبتنی بر تحلیل شایستگی‌ها که عمدتاً برای مشاغل مدیریتی کاربرد بیشتری یافته است.

به طور خلاصه مدل نیاز سنجی آموزشی مبتنی بر شایستگی‌ها، اطلاعات مورد نیاز خود را برای تبیین شایستگی‌های یاد شده، از راه مجموعه فعالیت­های زیر به دست می‎آورد:

تحلیل محیط درونی و بیرونی سازمان؛

تبیین مأموریت، هدفها و استراتژیهای سازمان؛

تحلیل نقشها و فعالیت‌های حال و آینده سازمان؛

تبیین الزامات و شایستگی‌های مورد نیاز برای ایفای بهینه آن نقشها و فعالیت‌ها برای دستیابی به هدفها و استراتژی‌های سازمانی مورد نظر.

اما الگوی شایستگی‌ها در یک نظام آموزشی می‌تواند کاربردهای مختلفی داشته باشد، از جمله: در نیازسنجی آموزشی افراد، تهیه و ارزشیابی برنامه آموزشی، ارزشیابی کارایی و اثربخشی آموزشی و در نهایت برنامه‌ریزی برای رشد و توسعه افراد. در واقع می‌توان مبنای طراحی نظام آموزشی را بر اساس شایستگی‌ها انجام داد. دراین زمینه نورتون پنج عنصر اساسی را برای آموزش مبتنی بر شایستگی ذکر می‌کند که عبارتند از:

شناسایی، تعیین ‌و‌ اعتباریابی شایستگی‌های هدف، شایستگی‌هایی که باید در برنامه به آنها رسید؛ معیارهایی که باید در ارزیابی پیشرفت به کار برده شوند؛ برنامه های آموزشی که برای پرورش فردی و ارزیابی هر یک از شایستگی‌های ویژه باید به کار روند؛ ارزشیابی شایستگی آموزش داده شده؛ پیشرفت شرکت‌کنندگان از راه برنامه‌های آموزشی با اتکا به سرعت خودشان، نشان دادن شایستگی خاص (معاونت منابع انسانی سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، ۱۳۸۴).

۲-۱-۱-۱۱-کاربرد شایستگی در  تعیین و توزیع پاداش کارکنان

در گذشته‌ای نه چندان دور، در بیشتر سازمان‌ها، نظام پرداخت، جبران خدمت و پاداش، بیشتر بر اساس نوع وظایف و کارکردهای تعیین شده شخص انجام می‌شد، اما امروزه در سازمانهای پیشرو تلاش بر آن است تا بین این نظام و شایستگی‌های سازمانی پیوندی معنی دار و عاقلانه برقرار شود.

بر این اساس پرداخت و پاداش، بیشتر به کارکنانی تعلق می‌گیرد که شایستگی بیشتری برای افزودن به ارزش سازمان و پیشبرد هدفهای آن از خود نشان می‌دهند و نه به اندازه منابع سازمانی که این افراد بر آن کنترل یا تأثیر دارند (معاونت منابع انسانی سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، ۱۳۸۴).

بنابراین توزیع پاداشها به عنوان بخش مهمی از استراتژی‌های منابع انسانی، همواره مورد توجه قرار می‌گیرد. دنیای کسب و کار به سرعت در حال تغییر است و پاداشها بایستی پاسخگوی این سرعت و روند تغییرها باشند. تمامی فرایندهای پاداش کارکنان باید منطبق بر بینش و فلسفه و منطق باشد، تا بتواند فرهنگ سازمانی را با هدفهای کسب و کار هماهنگ کرده و آن را به تعادل برساند. رهبران بایستی هدفها را به صورتی مشخص در راستای استراتژی‌های سازمان تبیین کنند و نتیجه آن فلسفه پاداش کارکنان را تشکیل می‌دهد. در تعامل با این فلسفه پرسش‌هایی اساسی بدین گونه مطرح می‌شود:

چرا سازمان باید از فلسفه خاصی در پاداش به کارکنان تبعیت کند و چگونه این فلسفه را با هدفها و استراتژیهایش به تعادل می‌رساند؟

پاداشها چگونه اختصاص می‌یابند؟ و در چه زمانی؟ و برای چه نتایجی پاداشها اعطا می‌شود؟

در یک فرایند پاداش مبتنی بر شایستگی‌، دستیابی به نتایج مورد انتظار‌، هدفهای قابل اندازه‌گیری و قابل تبیین در اولویت قرار می‌گیرند. این بدین معنی است که شایستگی‌ها باید متناسب با هدف‌ها، شناسایی شده در نظر گرفته شوند.

همچنین پیش از هر اقدامی طراحان سیستم باید اطلاعات تحلیلی و مناسبی داشته باشند، استانداردهای عملکردی را بیان کنند و معیارهای توسعه برای تصمیم‌گیری در مورد استانداردها را تعیین کرده باشند. استانداردها می‌توانند شامل الزامات مشتری و خریداران، سطح کیفی و چارچوب زمانی و … باشد (دوبایس و همکاران، ۲۰۰۴).

یکی از ساده ترین و رایج ترین کاربردهای نظام پرداخت با رویکرد شایستگی، معیار و ملاک قرار دادن شایستگی‌ها برای ترفیع و ارتقای افراد به رده‌های بالاتر باشد و یا آنکه از شایستگی‌ها به عنوان بخشی از نظام مدیریت عملکرد و ارزشیابی استفاده شود. البته این نظام مشکلاتی نیز به همراه دارد که مهمترین آنها عبارت‌اند از :

توانایی مدیران در ارزشیابی درست میزان دستیابی به شایستگی‌ها و توجیه این ارزشیابی برای فرد؛
توانایی سازمان در فراهم آوردن شرایطی یکسان که قضاوت‌های مدیران دارای ثبات و عدالت کافی باشد، تا بتوان در سراسر سازمان یک نظام عادلانه را اجرا کرد (معاونت منابع انسانی سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، ۱۳۸۴).