آرشیو پایان نامه مدیریت – سیستم های اطلاعات مدیریت[۱]
سیستم های اطلاعات مدیریت[۱]

داده های سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسول هستند.

سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:

سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.
هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.
محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۴۵).
 

۶-۱-۲فناوری اطلاعات[۲]

فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند “تعریف کرد.(هیکز[۳]،۱۹۹۸،۱۷)

فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.

مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی   محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،۲۰۰۳،ص۴۴۰).

اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان[۴]،۱۹۹۶، ص۱۵) .

با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:

تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.
تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول[۵]،۱۹۹۸ ،ص ۸۹).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.
۷-۱-۲کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمان ها، کاربردهای متعددی دارند.امروزه بسیاری از فعالیت های سازمانی با بهره گرفتن از فنآوری های اطلاعات صورت می گیرد.این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود.گسترش بکارگیری فنآوریهای اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فنآوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیرممکن نباشد،با دشواری روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کاهش می یابد.کاربردهای فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه عمده”کاربردعملیاتی”، “کاربرداطلاعاتی”، “کاربرد استراتژیک”تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از آنها را به کار می گیرد. (بارلینگیم[۶]،۱۹۶۱ ،ص۱۲۱).

             جدول۱-۱-۲کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان(همان منبع،ص۲۱)

کاربرد

عملیاتی
  

کنترل موجودی-نگهداری و تعمیرات-حسابداری مالی-خرید-کنترل تجهیزات-کنترل حسابها-کارگزینی-متن نگاری-کنترل پروژه-سایرموارد
  

کاربرد

اطلاعاتی
برنامه ریزی-آموزش-تحقیقات بازاریابی-تحقیق و توسعه-تحقیق در عملیات-تشکیلات و روش ها-روابط عمومی-حمل ونقل-پیش بینی فروش-مدارک پرسنلی-دفترداری-تحلیل ریسک-سایرموارد

خرید اینترنتی فایل تحقیق : مزایای استفاده از سیستم مکانیزه
مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیارمفیدی ایجاد نمود.

به کارگیری چنین سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً ذکر شده است:

صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخ ها و ارجاعات.
دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحتر به اطلاعات موردنظر.

تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحتر نظارت وسیاست های سازمان.
افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.
۹-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.

۱۰-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.

۱۱-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.

۱۲-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.

۱۳-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.

۱۴-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.

۱۵-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.

۱۶-  به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، ۱۳۸۹، ص۸).

۱۰-۱-۲ مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :

۱-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.

۲-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.

۳-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.

۴-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.

۵-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.

۶-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)

۷-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص۹).

۱۱-۱-۲قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری

امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.

پایان نامه مدیریت درباره رابطه بین بهبود عملکردبا مدیریت منابع انسانی
 

نمودارزیررابطه بین چرخه مدیریت عملکرد را با دیگر ابعاد مدیریت، مدیریت منابع انسانی منابع انسانی را نشان می دهد.نمودار مبین این امر است که پس از انتخاب و استخدام مناسب و شایسته محور( که باید پیدا دهدکه بین فرد و شغل مناسب لازم و کافی وجود دارد)مدیریت عملکرد می تواند از طریق ارزیابی رفتارها و عملکردها، پاداش دادن به رفتارها و عملکرد مطلوب و آموزش های لازم اثر گذاری زیادی بر عملکرد کارکنان داشته باشد.مدیریت عملکرد کارکنان از اصلی ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است.که با سایر فرآیندهای این حوزه بویژه آموزش، پاداش، ارتقاء، انتصاب و استعداد یابی مرتبط و بر آنها موثر است.

           شکل۱-۲-۲ رابطه بین چرخه مدیریت عملکردبا مدیریت منابع انسانی

انتخاب
مدیریت عملکرد
پاداش
آموزش 

و

توسعه
عملکرد
 

این نمودار نشان دهنده ارتباطی است که از یک سو بین فرآیندها (چرخه) مدیریت عملکرد با دو فرآیندمهم دیگر(استخدام و آموزش)و از سوی دیگر بین هر سه فرآیندبا استراتژی سازمان وجود دارد.

شکل۲-۲-۲ رابطه مدیریت عملکرد با (استخدام  و آموزش)واز سوی دیگر بین هرسه فرآیند با استراتژی سازمان

آموزش و توسعه
مدیریت عملکرد
استراتژی سازمان
کارمند
 

۴-۲-۲ نقش مدیریت عملکرد در موقعیت استراتژیک سازمان

اهمیت موضوع مدیریت عملکرد کارکنان و نقش آن در موقعیت استراتژیک سازمان ها به اندازه ای است که بسیاری از شرکت ها و سازمان های موفق ایران وجهان، قابلیت و مهارتی به نام مدیریت عملکرد کارکنان را در خدمت قابلیت های مدیریتی خود گنجانده اند و از همه مدیران و سرپرستان خود انتظار دارندکه عملکرد و (رفتار)کارکنان را با شایستگی و اثربخشی مطلوب مدیریت کنند.

به عنوان نمونه می توان از سازمان ملل متحدنام برد که مدیریت عملکردرا یکی از ۶ قابلیت و شایستگی همه مدیران و سرپرستان خود معرفی کرده و طی آن مدیرانش انتظار دارد که:

نقش کارکنان و انتظاراتی که از کارکنان دارد را روشن کند.
کار و مسولیت را به کاردان (مناسب ترین فرد ممکن)ارجاع دهد.
در نقش یک مربی از عملکرد ورفتار مطلوب کارکنان حمایت و آنها را هدایت نمایند.
برعملکرد کارکنان نظارت کنندو به دیگران بازخوردهای سازنده و مفید بدهند.
از ریسک پذیری،ابتکار عمل خلاقیت کارکنان در مسیر تحقق عملکردهای مطلوب حمایت کنند.
عملکرد کارکنان را منصفانه ارزیابی کنند.
از رشد و توسعه مهارتها و قابلیت های کارکنان در جهت بهبود مستمر عملکردها و رفتارها حمایت فعال و مشتاقانه داشته باشند.(ابوالعایی،۱۳۸۹).
 

۵-۲-۲ عوامل موثر بر عملکرد کارکنان

۱-۵-۲-۲ استعداد

استعداد،به عنوان ترکیب پیچیده ای از دانش، مهارت و توانایی های شناختی و پتانسیل کارمندان شناخته می شود.(تامر،۲۰۰۶).

تعدادمعدودی از کارمندان که ایده، دانش و مهارت آنهااین پتانسیل را خلق می کندکه با منابعی که در اختیارشان قرار گرفته است تناسب ندارد. (گافی ، اندجونس،۲۰۰۷).

۲-۵-۲-۲ منابع

تخصیص منابع یکی از فعالیت های اصلی مدیریت است.که اجرای استراتژی را امکان پذیر می سازد.هر سازمان، دست کم، چهار نوع منبع دارد، که برای تامین هدف های مورد نظر باید تخصیص یابند:منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی(فن آوری).

تخصیص دادن منابع به بخش هاو واحدهای وظیفه ای بدان معنا نیست که همه استراتژی ها به شیوه موفقیت آمیز به اجرا در خواهند آمد.عوامل زیادی مانع از این می شود که منابع به شیوه ای اثربخش تخصیص یابندکه برخی از آنها بدین قرار است: اعمال مقررات بسیار شدیدبر فرآیند تخصیص منابع، تاکیدبسیار زیادبر معیارهای مالی کوتاه مدت، سیاست بازی های سازمانی، هدف های استراتژیک مبهم، بی میلی به پذیرش خطرونداشتن دانش کافی. به طور کلی برنامه ها، کارکنان،اعمال کنترل ها و تعهدات کارکنان باید به حیات منابع ارائه شده جان ببخشد.(فرد آر.دیوید[۱]،۱۳۸۴،ص۴۳۸-۴۳۷).

پایان نامه : ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد

فرآیندعلمی، منطقی و منظم قضاوت کردن در مورد ارزش کار افراد از بعد کمی و کیفی در فاصله زمانی معین، طبق ملاک های عینی و قابل قبول به منظور فراهم کردن مقدمات لازم برای تحقق هدف های سازمانی و رشد شخصیتی وحرفه ای کارمند از طریق نقاط قوت و ضعف او می باشد.

۸-۲-۲ بهره وری[۱]

بهره وری: اثربخشی(اجرای کارهای درست)+کارآیی(اجرای درست کارها).

بهره وری، یعنی درست انجام دادن کار بعلاوه انجام کارهای درست(دراکر[۲]،۱۱۸،۱۹۹۴).

۹-۲-۲ کارآیی[۳]

کارآیی، عبارتست از نسبت ستاده به داده و یا به بیان دیگر نسبت تولید کالا یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته آن.

۱۰–۲-۲ اثربخشی[۴]

اثربخشی سازمان عبارتست از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل می آید.(دفت،۱۳۷۷، ص۱۰۳).

پیتردراکربه عنوان یکی از صاحبنظران مدیریت، میان کارآئی و اثربخشی تمایز قائل می شود.بدین صورت که اثربخشی را به عنوان انجام کارهای درست وکارآئی را تحت عنوان انجام دادن صحیح کار تعریف نموده وبین این دو در مرحله انتخاب هدف و نحوه نیل بدانها رابطه و توازن ایجادمی کند.

بدین شکل که اثربخشی را در قالب توانایی تعیین هدف مناسب و کارایی را در چارچوب مفهوم قابلیت استفاده کمتر از منابع جهت نیل به اهداف سازمان بیان می نماید.یا به عبارتی کارها را درست انجام دادن است.(هرسی و بلانچارد۱۳۷۶، ص۴۵).

باسیل جورچ پولوس و رابرت تاننبوم اثربخشی ((را به عنوان حدی که هر سازمان در قالب یک سیستم اجتماعی به اهداف خود، بدون استفاده غیر لازم از منابع و نیز بدون وارد کردن فشار نابجا به اعضایش دست می یابد تعریف می کنند))تحت عنوان یک معیار اثربخشی آنها نه فقط به بهروری بلکه همچنین به انعطاف پذیری سازمانی و عدم وجود فشارها یا تنشهای درون سازمانی تاکید دارند.(کریتنر[۵]،۱۹۸۶، ص۸).

اثربخشی عبارت است از میزان تحقق اهداف و انجام موفقیت آمیز ماموریت، بنا بر تعریف فوق نتایج به دست آمده از مجموع اقدامات انجام شده، اثربخشی و مطلوبیت به کارگیری منابع در به دست آوردن نتایج حاصل، کارآیی نامیده می شود. تعبیر دیگر اثربخشی عبارت است از: عملکرد و کارآیی مطلوب.(میرسپاسی،۱۳۷۱، ص۳۲).

اثربخشی یا کارآمدی یک سازمان در قالب کسب هدف های تعیین شده و رضایت خاطر کسانی که در رسیدن به این اهداف نقش دارند تعریف می شود.

همچنان که از عبارت فوق مستفاد می گردد هدایت و هماهنگی در فعالیت گروه های کار و رضایت خاطر کارگزان، عوامل انسانی سازمان تاثیر تعیین کننده ای در کارآمدی ودر نتیجه موفقیت و بهبود عملکرد آن خواهد بود.(رضائیان،،۱۳۷۱، ص۳).

اثربخشی سازمانی عبارت است از: درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل آید، ثربخشی یک مفهوم کلی دارد، که به صورت ضمنی در برگیرنده تعدادزیادی متغیرهاست.هنگام تعیین اثربخشی سازمانی حدود یا میزانی که هدفهای چند گانه تامین شده اند، سنجیده یا اندازه گیری می شود و مورد قضاوت قرار می گیرند.(اچ هال،۱۳۷۸، ص۹۰).

۱۱-۲-۲ ارتباطات

 ارتباطات را((تبادل اطلاعات و انتقال معنی )) می دانند. (کتز و کان ،۱۹۶۹،ص ۲۲۳).

با بسط این عبارت می توان گفت که ارتباطات، انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده است، به گونه ای که برای هر دو قابل فهم و واضح باشد.(کونترو و دیگران،۱۹۸۴،ص ۴۴).

با توجه به گستردگی حوزه مسائل ارتباطی در سازمان و مدیریت، می توان ادعا کرد که بسیاری از مشکلات سازمانی و اجتماعی از ضعف ارتباطات نشات می گیرند.اهمیت ارتباطات موثر بدان دلیل است.که فراگردی ایجاد می کند که انجام وظایف نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، و کنترل را برای مدیران تسهیل می کند و همچنین مدیران را در تحقق وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان یاری می رساند.(دکتر رضائیان،۱۳۸۷ ،ص ۴۷۲)

ارتباطات هنگامی کارآ خواهد بود که هر پیام در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه و تلاش، به گیرنده برسد(همان منبع ،ص ۴۸۹).

۱۲-۲-۲فراگرد ارتباطات

در یک تعریف جامع تر می توان گفت که ((ارتباطات، فراگردی است که طی آن افراد از طریق انتقال علایم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می کنند))

ارتباطات سازمانی نیز به فراگردی دلالت دارد که طی آن مدیران به تبادل اطلاعات و معانی با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازند.(رضائیان،۱۳۸۷،ص ۴۷۳).

                          نمودار۱-۲-۲ ساده ترین فراگرد ارتباطی

گیرنده
پیام
فرستنده
 

۱۳-۲-۲ دبیر خانه

دبیر خانه، واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد و مراقبت و نظارت بر حسن گردش نامه های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می نماید.

دبیرخانه و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسول اموردفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.(همتی الهه،۱۳۹۰).

۱-۱۹-۲-۲ وظایف اساسی دبیرخانه به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء،ارتباط نامه ها با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمائم).
ارائه نامه به مقام یا مسول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصلاح اداری ارجاع گفته می شود.
پس از تعیین محل اقدام، نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر)جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده.
در مورد نامه های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت ثبت و توزیع طی می شود.
تایپ نامه ها و مقایسه آن با پیش نویس.
توزیع اطلاعیه ها و بخش نامه ها بین واحدهای ذیرربط و مربوطه.
تهیه برنامه ماشین نویس ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
۱۰-تهیه پیش نویس های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.

۱۱-انجام امور چاپ و تکثیر

۱۴-۲-۲ انواع سیستم های دبیرخانه

۱-۱۴-۲-۲ سیستم متمرکز

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه یا دفتر انجام می شود.

موارد استفاده از روش های متمرکز بقرار ذیل است:

تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
سازمان و واحدهای درون آن فاقدمراجعه کننده بوده و یا تعداد آنها محدود می باشد.
تعداد نیرو های انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
کلیه واحدهای سازمان (معمولا در یک ساختمان)استقرار داشته باشد.
اختیارات مسولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
سازمان محدود بوده و از گستردگی زیادی برخوردار نباشد..
۲-۱۴-۲-۲ سیستم نیمه متمرکز

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی به نام دبیرخانه مرکزی انجام می گیرد. وهر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه وارده و صادر شده را انجام میدهند.

۳-۱۴-۲-۲ سیستم غیر متمرکز

پایان نامه مدیریت : ارگونومی در مکانیزاسیون اداری
ارگونومی در مکانیزاسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

   ۲۲ -۲- ۲صحت

    درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزش صحیح(طالقانی،۱۳۸۲،ص۶۳).

۲۳-۲-۲اقتصادی بودن

مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج از آنالیزهای منفعت، هزینه. به عبارت دیگر مجموعه اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاوردهای آن که عبارت تحلیل سود وهزینه هم در مورد آن صدق می کند.(دولان و همکاران،۱۳۸۱،ص۶۰۵).

۲۴-۲-۲ دقت

افزایش توانایی انجام کار همزمان با کاهش خطاهای انسانی در حین انجام کار به واسطه استفاده از تجهیزات لازم.

۲۵-۲-۲ سرعت

ارائه خدمات بیشتر در زمان کمتر به مراجعه کنندگان.

۲۶-۲-۲ سطح تحصیلات

شواهد نسبتاًپایداری حاکی از آن دارد که با ثابت نگه داشتن سطح شغل، میان سطح تحصیلات فرد و شغل او، رابطه ای منفی وجود دارد.(هومن،۱۳۸۱، ص۸۷).

۲۷-۲-۲ همکاران

همکاران کارکنان سازمان هستند که در تعامل با هم بوده و به جنبه های اجتماعی محیط کار مرتبط است، البته افراد از لحاظ تمایل به حمایت همکاران با هم متفاوت هستند.(قلی پور،۱۳۸۶، ص۱۲۵).

۲۸-۲-۲ مهارت

کارکنان هر چه بتوانند اندوخته ها، تجربیات و مهارت های خود را بهتر به کار ببرنداز رضایت بیشتری برخوردار خواهد بود(مقیمی،۱۳۷۷، ص۳۸۷).

۲۹-۲-۲ سابقه خدمت

به عقیده تیلور و وبر دوره رضایت شغلی در طول زمان یک خم U شکل ، منطبق است یعنی در سال های اولیه اشتقال، رضایت شغلی بالا است و سپس کاهش می یابدو بعد از آن افزایش می کند.( هومن،۱۳۸۱، ص۸۵).

۳۰-۲-۲ سیستم کارکنان دانشی[۱]