مقامات عمومی باید به صورت فعال، فرهنگ شفافیت و حکمرانی شفاف را                                                                                    همان­گونه که در درون سلسله­مراتب و طبقه ­بندی­های آن­ها وجود دارد،در بیرون از سازمان حکومت نیز ارتقا بخشند.اقدامات لازم در این مسیر شامل موارد ذیل می­شود:

ارتقای آگاهی از وظیفه فراهم­سازی اطلاعات و حق عموم نسبت به دسترسی به آن
ایجاد اصول مسئولیت­ پذیری مبین این است که مسئولیت فراهم­سازی اطلاعات و تعیین مجازات در صورت نقض آن با چه کسی است
ایجاد سیستم­هایی برای به دست آوردن و ثبت و ذخیره اطلاعات به روشی نظام­مند و فراهم­سازی امکان بازیابی راحت آن­ها
اصل چهارم: گستره محدود استثناها
به منظور عملی کردن اصل شفافیت و دسترسی به اطلاعات،محدوده استثنائات و اطلاعاتی که انتشار آن­ها ممنوع است باید به حداقل ممکن برسد.به عبارت دیگر،توسیع دامنه استثنائات به منظور پوشاندن بخش عمده­ای از اطلاعات و بدین­وسیله مضایقه از ارائه اطلاعات مهم توسط مقامات و نهادهای عمومی امری بسیار ساده است.گرایش عمده همواره به سمت انتشار اطلاعات است مگر این که اطلاعات از محک آزمون سه­جزئی که به معنای مشکل اما ضروری بودن توازن منافع است بگذرد.این آزمون سه­جزئی که از حقوق بین­الملل استخراج شده دربردانده این است که اطلاعات در صورتی می ­تواند منتشر نشود که:

این اطلاعات مربوط به منافع تضمین و حفاظت شده توسط قانون باشد.
انتشار اطلاعات سبب ایجاد تهدیدات منجر به آسیب به آن منافع گردد.
خطر موجود برای این منافع بزرگتر از نفع عمومی در دسترسی به این اطلاعات باشد.
در این راستا، قوانین مربوط به اطلاعات باید تعیین کننده اهداف مشروع و حفاظت شده از طریق مستثنی بودن از انتشار باشند.لیست منافع مشروعی که باید مورد حفاظت قرار گیرد باید شامل حریم افراد،سلامتی و امنیت، و دیگر اطلاعات محرمانه مانند حفاظت از سیاستگذاری،عملکرد نهادهای عمومی و امنیت ملی باشد.

صرف بیان این که برخی اطلاعات در لیست منافع مشروع و تضمین شده قرار می­گیرد نمی­تواند برای عدم انتشار آن کافی باشد.ارزش و وزن موارد استثنا می ­تواند از کشوری به کشور دیگر متفاوت باشد.به عنوان مثال،حفاظت از حریم خصوصی در دانمارک به طور سنتی از کشور همسایه آن سوئیس،در قیاس با منافع عمومی بسیار مهم­تر است.

اصل پنجم: ایجاد فرآیندی به منظور تسهیل دسترسی
این اصل به این معنا است که مقامات عمومی باید:

به درخواست کننده اطلاعات در زمینه ارائه اطلاعاتی که برای حل مشکل وی لازم است مساعدت نمایند
در مدت زمان مناسبی که به صورت دقیق معین می­شود به درخواست پاسخ دهند.
اطلاعاتی دقیقا به همان صورتی که درخواست شده ارائه نمایند.
در جوامع چند زبانی باید پاسخ به همان زبانی باشد که برای درخواست کننده قابل فهم است.البته اگر اطلاعات به این زبان موجود باشد.
دسترسی به اطلاعات واقعی باشد.یعنی در قالب ارائه کپی و در دسترس قرار دادن اطلاعات برای خواهان باشد
اگر تصمیم بر عدم ارائه اطلاعات است،علت ذکر گردد
اعلام عدم امکان ارائه اطلاعات باید به همراه معرفی نهادهای تجدیدنظر کننده در خصوص تصمیم باشد.

/>روش فراهم­سازی دسترسی به اطلاعات متفاوت است اما همه این روش­ها باید برخی یا تمام عناصر ذیل را داشته باشند:

بررسی ثبت اطلاعات در مکانی که نگهداری می­شوند،به روشی که خواهان اطلاعات را قادر به رویت و مطالعه آن نماید،شامل در اختیار نهادن تجهیزات مورد نیاز وی برای این کار.
نسخه­برداری از فایل مورد نظر
کپی­برداری کاغذی یا الکترونیک از اسناد
توضیح شفاهی
وجود اشکال خاصی از دسترسی،مثلا برای افرادی که دارای برخی ناتوانی­ها هستند.
نهادهای بازبینی کننده تصمیمات نهادهای عمومی نظیر دادگاه­ها،کمیسیون­های اطلاعاتی، و نهادهای آمبودزمان باید دارای فرآیندهایی به منظور تسهیل دسترسی افراد به اطلاعات باشند

اصل ششم: هزینه­ها
اطلاعات در اصل باید بدون هزینه ارائه شوند و مسائل مالی نباید در فرآیند دسترسی به اطلاعات مانع ایجاد نماید.مسائلی مانند هزینه کپی­برداری یا صرف زمان توسط مقامات عمومی.مثلا برخی از کپی­برداری­ها در مسائل مربوط به تحقیق ممکن است چندین هزار صفحه اطلاعات را در برگیرد.دسترسی به اطلاعات یک حق است و هرگونه هزینه­ای که تحقق این مسئله برای مقامات عمومی در بر داشته باشد باید به عنوان بخشی از خدمات عمومی که در ازای آن مالیات دریافت شده در نظر گرفته شود.

اصل هفتم: عمومی بودن تمام جلسات اتخاذ تصمیم
آزادی اطلاعات مستلزم حق عموم بر مشارکت عمومی در فرآیند تصمیم ­گیری و اطلاع از اعمال حکومتی است که برای آن­ها و به نام آنان انجام می­شود.لذا این پیش­فرض باید وجود داشته باشد که شرکت مردم در تمام جلسات نهادهای عمومی آزاد است.مشارکت مردم هم می ­تواند به صورت عمومی و هم غیر عمومی باشد.باز بودن فرآیندهای تصمیم ­گیری برای مردم می ­تواند ابزار قدرتمندی در نیل به راه­حل­های عملی و منطقی در مقابله با چالش­هایی باشد که به طور مستقیم بر آنان تاثیر می­گذارد.به عنوان مثال در دانمارک تعداد خاصی از والدین باید عضو انجمن تمام سطوح مدرسه باشند.

اصل هشتم: اولویت انتشار بر عدم آن
انتشار اطلاعات باید بر عدم آن اولویت داشته باشد و به منظور عملی نمودن اصل انتشار حداکثری اطلاعات،هرگونه قانونگذاری یا مقررات مغایر با این اصل باید اصلاح شده یا نسخ گردد.در مواردی که قوانین خاصی با قوانین مربوط به انتشار اطلاعات تعارض می­یابد،قوانین اخیر باید ترجیح داده شود.

اصل نهم: حفاظت از منتشر­کنندگان اطلاعات

یکی از راه­های تضمین اطلاع مقامات عمومی از فساد و خطاهای کارگزاران عمومی،حفظ افرادی است که اطلاعات محرمانه در خصوص عملکرد کارگزاران را منتشر می­ کنند.به منظور تضمین کارکرد این افراد، باید آنان را از مسئولیت کیفری و انضباطی به جهت اقدام آنان در راستای منافع عمومی حفاظت نمود.در این راستا برخی کشورها نظیر افریقای شمالی و بریتانیا به تدوین قوانینی به منظور حمایت از چنین افرادی مبادرت نموده ­اند.

بند دوم: محدودیت­های دسترسی به اطلاعات

بهترین شرایط برای این مسئله،ذکر تمام محدودیت­ها به صورت دقیق در قوانین مصوب است که این خود سبب ایجاد محدودیت بر رد تقاضای دریافت اطلاعات توسط مقامات عمومی خواهد شد. در این ارتباط اصل کلی این است که در زمینه مسائل زیست­محیطی هیچ گونه اطلاعاتی نباید مصون از انتشار باشد.زیرا این اطلاعات با حق­های بشری که دولت موظف به صیانت از آن­ها و دارای تعهدی مثبت نسبت به تحقق آن­ها است،ارتباط می­یابد و هرگونه افشای اطلاعاتی سبب تاثیرگذاری مستقیم بر بهره­مندی افراد از حق­های خود شده و با مسائل اساسی مانند زندگی در شرایط سالم ارتباط می­یابد.

در این زمینه کنوانسیون آرهوس مقرر می­دارد که لیست محدودیت­های موجود در آن باید به صورت مضیق تفسیر شده و منافع عمومی باید در آن­ها لحاظ گردد.محدودیت­ها باید به صورت معقول توجیه شده و دارای هدف مشروعی باشند و مبانی این محدودیت­ها نباید به نظر و صلاحدید مقامات عمومی واگذار گردد.

کشورهای مقررات مختلفی در ارتباط با محدودیت­ها دارند.به عنوان مثال در قانون آزادی اطلاعات امریکا نه طبقه از محدودیت­های اختیاری برای حکومت وجود دارد: امنیت ملی، مقررات نهادهای داخلی،اطلاعاتی که به موجب قوانین دیگر انتشار آنان ممنوع است،اطلاعات تجاری،اطلاعات بین نهادها و فرا نهادی،حریم خصوصی،سوابق اجرای قانون،نهادهای مالی، و اطلاعات مربوط به منابع نفتی.

در برخی دیگر از کشورها انواع خاصی از اطلاعات در کل نمی­تواند محرمانه باشد.به عنوان مثال بر اساس ماده ۵۰ قانون اساسی اکراین،هر فردی حق دسترسی به تمام اطلاعات پیرامون مسائل زیست­محیطی را دارا بوده و هیچ فرد یا نهادی نباید چنین اطلاعاتی را مخفی نماید.

نیز کنوانسیون آرهوس مقرر می­دارد که حتی اگر اطلاعات زیست­محیطی که مقامات عمومی از افراد به دست می­آورند به عنوان اسرار تجاری از انتشار مصون باشند،اطلاعاتی که به انتشار گازهای گلخانه­ای مربوط می­شوند تحت هر شرایطی باید منتشر گردند.

در برخی از کشورها اگر اطلاعات منتشر شده،روابط بین­الملل،دفاع ملی،یا امنیت عمومی را تحت تاثیر قرار دهد،مفامات عمومی ممکن است از انتشار اطلاعات خودداری نمایند.در این راستا برخی کشورها فراتر رفته و استثنای وسیع­تری را با عنوان «اسرار دولتی» به لیست این استثناها افزوده­اند.البته حتی در کشورهایی که چنین استثنایی وجود دارد،برخی مسائل زیست­محیطی را از هر محدودیتی برای انتشار عاری می­دانند.به عنوان مثال قانون اسرار دولتی روسیه مقرر می­دارد که اطلاعات پیرامون شرایط محیط­زیست،سلامتی، و اطلاعات بهداشتی از عداد اسرار دولتی خارج هستند.

در برخی کشورها فرآیند تلقی برخی اطلاعات به عنوان اسرار دولتی بسیار متفاوت است.به عنوان مثال در مکزیک،وقتی اطلاعات، طبقه ­بندی­شده یا محرمانه تلقی شوند،کمیته خاصی که در میان تمام نهادها و ادارات دارای نقش نظارتی خاصی است باید بلافاصله از این مسئله آگاه گردد. این گزارش پیرامون محرمانه بودن اطلاعات باید مدلل باشد، به گونه­ای که این کمیته بتواند آن را تایید یا دسترسی به آن را محدود نماید یا در کل با محرمانه بودن آن مخالفت نماید.